Trumpas atsakymas: apskaitoje AI perima perrašinėjimą, ne sprendimus. Labiausiai apsimoka keturi darbai: pirkimo dokumentų suvedimas iš PDF ir nuotraukų, banko išrašų priskyrimas, skolų priminimai ir pasikartojantys klientų klausimai apie dokumentus. Riba, nuo kurios verta pradėti – maždaug 600 dokumentų per mėnesį. Žemiau jos dažniausiai pigiau naudotis tuo, ką jūsų apskaitos programa jau turi.
Keturi darbai, kurie apsimoka labiausiai
Visi keturi turi tą pačią savybę: jie kartojasi kasdien, juos galima aprašyti kaip receptą, ir aiškiai matyti, kada rezultatas teisingas.
- 1. Pirkimo dokumentų suvedimas. Ateina sąskaita PDF'u arba nuotrauka iš telefono – sistema ištraukia tiekėją, sumą, PVM, datą ir eilutes, priskiria sąskaitų planą pagal jūsų taisykles ir suveda į programą. Tai didžiausias vienetinis laimėjimas apskaitoje.
- 2. Banko išrašų priskyrimas. Importuoti išrašą moka visos programos. Bėda ne importas, o tai, kad mokėjimą reikia rankomis susieti su konkrečia sąskaita – ypač kai mokama dalimis, sumos nesutampa arba paskirtis parašyta laisva forma. Būtent tą susiejimą ir verta perduoti.
- 3. Skolų priminimai. Sistema mato, kas vėluoja, ir pati išsiunčia priminimą tinkamu tonu ir tinkamu metu, o eskalavimą palieka žmogui. Šitas dažniausiai atsiperka ne sutaupytu laiku, o greičiau grįžtančiais pinigais.
- 4. Klientų klausimai apie dokumentus. Apskaitos įmonėse tai atskiras skausmas: „ar gavot mano sąskaitas“, „kiek man išeina šį mėnesį“, „kada deklaracija“. Vienodi klausimai, vienodi atsakymai, bet jie sudirba dieną į gabalus.
Apskaitoje automatizuojamas ne mąstymas, o pirštai. Sprendimas, kaip apskaityti neįprastą atvejį, buvo ir lieka buhalterio.
Kur AI apskaitoje klysta
Šitą dalį rašau, nes su pinigais susijusiose sistemose nutylėti klaidas yra nesąžininga. AI čia klysta, ir gana nuspėjamai:
- Prastos kokybės dokumentai. Suglamžytas kvitas, nufotografuotas kampu prie prastos šviesos – atpažinimo kokybė krenta.
- Nauji tiekėjai su neįprastu formatu. Pirmus kartus sistema gali nepataikyti, kur toje formoje suma be PVM, o kur su.
- Neaiškios mokėjimo paskirtys. Kai klientas sumoka apvalią sumą už tris sąskaitas ir nieko neparašo, teisingo atsakymo nėra – jį reikia žinoti.
Todėl tvarkinga sistema daroma taip, kad ji pati pažymėtų atvejus, kuriais nėra tikra, ir perduotų juos žmogui, užuot tyliai suvedusi spėjimą. Praktikoje tai atrodo taip: 85–90 % dokumentų prasuka pati, likusius sudeda į eilę patikrinti. Tikrinimas yra sistemos dalis, ne priedas – ir bet kas, kas žada šimtaprocentinį tikslumą be žmogaus, arba nedirbo su realiais dokumentais, arba jums meluoja.
Kaip atrodo skaičiai
Paimkime apskaitos įmonę, kuri per mėnesį suveda 1 500 dokumentų, o vienam skiria vidutiniškai keturias minutes su visais patikrinimais. Tai 100 valandų per mėnesį.
| Rankomis | Su AI | |
|---|---|---|
| Darbo laikas per mėnesį | 100 val. | ~15 val. tikrinimo |
| Kaštas (16,3 €/val. + mūsų kaina) | 1 630 € | 500 € |
| Skirtumas per mėnesį | 1 130 € | |
| Per metus | ~13 600 € | |
Su AI skaičiuota pagal mūsų modelį: 5 € už kiekvieną AI darbo valandą. Savo skaičius galite susivesti skaičiuoklėje.
Ir dabar kita pusė. Jei jūsų įmonė per mėnesį suveda 150 dokumentų, tai apie 10 valandų. Tada matematika tokia: sutaupytos valandos vertos apie 160 €, o diegimas ir priežiūra kainuotų daugiau. Tokiu atveju automatizuoti neverta, ir aš taip ir pasakau – geriau pasinaudokite dokumentų nuskaitymo funkcija, kurią greičiausiai jau turi jūsų apskaitos programa.
Integracijos: ką realiai reikia sujungti
Lietuvos įmonės dirba su skirtingomis sistemomis – vienur Rivilė, kitur B1, Directo, Finvalda ar kuri nors užsienietiška. Klausimas visada tas pats: ar į jūsų programą galima patekti automatiškai, ar tik per ekraną.
Dažniausiai atsakymas būna vienas iš trijų: programa turi sąsają duomenims priimti; duomenis galima paduoti failu, kurį programa importuoja; arba prisijungimo nėra, ir tada sistema dirba taip, kaip dirbtų darbuotojas prie ekrano. Trečias variantas veikia, bet yra lėtesnis ir trapesnis, tad prieš pradedant verta išsiaiškinti, kuris jūsų atvejis.
Prie to prisideda kanalai, iš kurių dokumentai ateina: el. paštas, klientų įkeltos nuotraukos, e. sąskaitos, banko išrašai. Kuo daugiau kanalų, tuo daugiau darbo – būtent integracijos ir lemia kainą, ne pats „protingumas“.
Duomenys ir atsakomybė
Apskaitoje duomenys jautrūs beveik pagal apibrėžimą: klientų sąskaitos, atlyginimai, sutartys. Trys dalykai, kuriuos verta pasitikrinti prieš pradedant:
- Kur laikomi dokumentai ir ar jie neišvežami už ES ribų.
- Ar duomenys nenaudojami modeliui mokyti – tai turi būti sutartyje, ne pažadėta žodžiu.
- Ar matote, ką sistema padarė – veiksmų žurnalas, kurį galima peržiūrėti ir audito atveju.
Detaliau šitą surašiau atskirai: AI ir BDAR.
Nuo ko pradėti
Pradėkite nuo vieno kanalo, ne nuo viso proceso. Praktiškai geriausiai veikia toks eiliškumas: pirmiausia pirkimo sąskaitos, ateinančios el. paštu iš nuolatinių tiekėjų. Tai didžiausias kiekis, mažiausiai išimčių ir aiškiausiai matomas rezultatas per porą savaičių.
Kai tai veikia, prijungiami kiti kanalai ir sudėtingesni atvejai. Kaip apskritai atrinkti pirmą procesą, esu surašęs atskirai.
Klausimai apie AI apskaitoje
Ką dirbtinis intelektas gali automatizuoti buhalterijoje?
Keturi darbai apsimoka labiausiai: pirkimo dokumentų suvedimas iš PDF ir nuotraukų, banko išrašų priskyrimas prie sąskaitų, skolų priminimai klientams ir pasikartojantys klausimai iš klientų apie dokumentus. Bendra jų savybė – tai taisyklėmis aprašomas perrašinėjimas, ne sprendimai.
Ar AI gali pakeisti buhalterį?
Ne. AI perima mechaninę dalį – suvedimą, priskyrimą, priminimus. Sprendimai dėl apskaitos politikos, mokestinių niuansų, konsultacijos klientui ir atsakomybė už deklaraciją lieka žmogui. Praktikoje buhalteris pereina nuo suvedimo prie tikrinimo ir konsultavimo.
Ar AI klysta suvedant sąskaitas?
Taip, todėl tikrinimas yra sistemos dalis, ne priedas. Klaidos dažniausiai kyla iš prastos kokybės nuotraukų, neįprastų dokumentų formatų ir naujų tiekėjų. Tvarkinga sistema pati pažymi atvejus, kuriais nėra tikra, ir perduoda juos žmogui, o ne tyliai suveda spėjimą.
Nuo kokio dokumentų kiekio apsimoka automatizuoti apskaitą?
Apytiksliai nuo 600 dokumentų per mėnesį, jei vienam skiriamos kelios minutės – tai maždaug 40 valandų darbo. Mažesniems kiekiams dažniausiai pigiau gatavos dokumentų nuskaitymo funkcijos, kurias jau turi apskaitos programos, arba tiesiog nieko nekeisti.