Trumpas atsakymas: verslo procesų automatizavimas – kai pasikartojantį kompiuterinį darbą (duomenų perkėlimą, dokumentų suvedimą, atsakymus klientams, ataskaitas) atlieka sistema, o ne žmogus. AI automatizavimas, dar dažnai vadinamas „AI automatizacija“, prie to prideda tai, ko senos sistemos nemokėjo: supranta netvarkingą informaciją. PDF sąskaitą, laišką laisva forma, nuotrauką ar skenuotą dokumentą. Dėl to šiandien galima automatizuoti darbus, kurie dar prieš kelerius metus be žmogaus nevyko.
Toliau – kuo AI automatizavimas skiriasi nuo įprasto, kokius darbus jis jau dabar dirba tikrose įmonėse (su mūsų projektų skaičiais), kaip atrodo projektas nuo pirmo pokalbio iki paleidimo ir kada automatizuoti neverta visai.
Įprastas automatizavimas ir AI: kur riba
Įprastas automatizavimas veikia taisyklėmis: „kai užpildoma forma, sukurk įrašą CRM“. Tokius dalykus jau seniai daro Zapier, Make, n8n ar Excel makrosai. Jie greiti ir pigūs, bet turi vieną silpnybę: dirba tik su tvarkingais duomenimis. Lauką perkelia į lauką. Kai ateina sąskaita iš naujo tiekėjo su kitokiu išdėstymu, taisyklė sustoja arba, dar blogiau, tyliai įrašo ne tą skaičių.
AI skaito taip, kaip skaito žmogus. Nesvarbu, kur sąskaitoje parašyta suma ar PVM – jis supranta, kas yra tiekėjas, kas suma ir kokiam užsakymui ji priklauso. O kai neaišku, neatspėja, o perduoda žmogui.
| Taisyklėmis paremtas automatizavimas | AI automatizavimas | |
|---|---|---|
| Kokius duomenis supranta | Tik tvarkingus: formų laukus, lenteles | Ir laisvą tekstą, PDF, nuotraukas, laiškus |
| Kas nutinka su nauja forma | Sustoja arba klysta | Perskaito kaip žmogus, neaiškius atvejus perduoda žmogui |
| Tipinis pavyzdys | Iš svetainės formos į CRM | Iš laiško su prisegta sąskaita į apskaitos programą |
| Kur stiprus | Paprasti, visada vienodi žingsniai | Darbas, kuriam reikia perskaityti ir nuspręsti |
Praktikoje geriausiai veikia abu kartu: taisyklės ten, kur jų užtenka, o AI ten, kur reikia skaityti ar spręsti. Nėra prasmės mokėti už AI ten, kur užtenka paprastos taisyklės.
Ką AI automatizavimas jau dabar daro tikrose įmonėse
Užuot rašęs teoriją, parodysiu mūsų projektus. Skaičiai – vieno mėnesio rezultatai iš sėkmės istorijų:
| Įmonė | Ką daro sistema | Sutaupyta per mėn. |
|---|---|---|
| JAV užsakymų tarpininkai | Išrašo ~6 000 sąskaitų ir sutikrina ~5 000 mokėjimų banko išraše | ~300 val. |
| Autodalių įmonė | ~8 000 kainų palyginimų 6 platformose, ~800 kainų pakeičia pati | ~400 val. |
| Buhalterinių paslaugų įmonė | Surenka ~9 000 klientų sąskaitų iš pašto, WhatsApp ir Telegram, sutikrina ~18 000 banko eilučių | ~400 val. |
| Pupsik LT (e-parduotuvė) | Iš tiekėjo Excel eilutės ir nuotraukos sukuria ~1 000 prekių kortelių 4 kalbomis | ~300 val. |
| Ekspedijavimo įmonė | Įvertina ~15 000 krovinių biržos skelbimų, ~200 tinkamų su kaina perduoda vadovui | ~150 val. |
| Ultimate Logistics | Iš viešų registrų suranda įmones ir išsiunčia ~3 000 asmeniškų laiškų | ~150 val. |
| Svetingumo įmonių grupė | Sugeneruoja ~300 sutarčių ir įsakymų, seka dokumentų galiojimą | ~100 val. |
Iš viso šios septynios sistemos kas mėnesį nudirba apie 1 800 valandų darbo. Tai maždaug dešimt pilnų etatų.
Ir atkreipkite dėmesį į vieną dalyką: nė viena iš jų nėra „pokalbis su AI“. Dauguma dirba tyliai fone – skaito laiškus, perkelia duomenis tarp sistemų, tikrina išrašus. Būtent ten ir slypi daugiausia valandų. Skirtumą tarp tokios sistemos ir chatboto paaiškinau atskirame straipsnyje.
Kaip atrodo automatizavimo projektas
Keturi žingsniai, be didelio IT projekto:
- 1. Vienas procesas. Ne „automatizuokime viską“, o vienas darbas, kuris kartojasi dažniausiai ir turi aiškias taisykles. Kaip jį atsirinkti, surašiau čia: kokį darbą verta automatizuoti pirmiausia.
- 2. Bandomasis etapas su jūsų duomenimis. Per 2 savaites su tikrais jūsų duomenimis parodome, kiek sistema realiai sutaupo. Nepasiekiame sutarto tikslo – grąžiname pinigus.
- 3. Paleidimas ten, kur jau dirbate. Sistema dirba jūsų pašte, lentelėse, apskaitos programoje ar e-parduotuvėje. Naujos programos darbuotojams mokytis nereikia. Svarbius veiksmus, pavyzdžiui laišką klientui, žmogus patvirtina vienu mygtuku, o kiekvienas sistemos veiksmas įrašomas į žurnalą.
- 4. Priežiūra. Procesai gyvi: keičiasi kainos, tiekėjai, programos. Neprižiūrima sistema po kelių mėnesių pradeda klysti. Ką tai reiškia praktiškai: AI agento priežiūra.
Kiek tai kainuoja
Lietuvos rinkoje vieno proceso automatizavimas dažniausiai kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, plius mėnesinė priežiūra. Visas rinkos kainas surašiau kainų straipsnyje.
Mes skaičiuojame kitaip: sukūrimo kaina priklauso nuo apimties, o už darbą mokate ne daugiau kaip 5 € už kiekvieną valandą, kurią AI nudirbo vietoj žmogaus. Ta pati valanda žmogumi verslui kainuoja apie 16,3 €. Mėnesio minimumas – 200 €. Todėl automatizavimas pradeda aiškiai atsipirkti nuo maždaug 40 valandų darbo per mėnesį. Kaip tai atrodo su jūsų skaičiais, parodo grąžos skaičiuoklė.
Kada automatizuoti neverta
Pasakysiu ir kitą pusę, nes ji svarbi:
- Darbo per mažai. Jei procesas atima kelias valandas per mėnesį, sukūrimas neatsipirks. Tada geriau gatavas įrankis arba niekas.
- Procesas keičiasi kas savaitę. Pirma susitvarkykite tvarką su žmonėmis, tada automatizuokite.
- Sprendimui reikia derybų ar empatijos. Piktas klientas ir sudėtingos derybos lieka žmogui.
- Neaišku, kas yra teisingas rezultatas. Jei to negalite pasakyti jūs, negalės ir sistema.
O kartais užtenka ir to, ką jau turite: ar jums nepakanka tiesiog ChatGPT. Jei svarstote, ką automatizavimas reiškia komandai, apie tai rašiau čia: ar AI pakeis darbuotojus.
Klausimai apie verslo procesų automatizavimą
Kas yra verslo procesų automatizavimas?
Tai kai pasikartojantį kompiuterinį darbą – duomenų perkėlimą tarp sistemų, dokumentų suvedimą, atsakymus klientams, ataskaitas – atlieka sistema, o ne žmogus. Žmogui lieka sprendimai, derybos ir neįprasti atvejai.
Kuo AI automatizacija skiriasi nuo įprasto automatizavimo?
Įprastas automatizavimas veikia taisyklėmis ir dirba tik su tvarkingais duomenimis, pavyzdžiui, perkelia formos laukus į CRM. AI automatizavimas supranta ir netvarkingą informaciją: PDF sąskaitas, laiškus laisva forma, nuotraukas. Todėl jis perima darbus, kuriems anksčiau reikėjo žmogaus, kad perskaitytų ir nuspręstų.
Kokius verslo procesus verta automatizuoti pirmiausia?
Tuos, kurie kartojasi dažniausiai, turi aiškias taisykles ir kuriuose aišku, kada rezultatas teisingas. Dažniausiai tai sąskaitų suvedimas, banko išrašų sutikrinimas, atsakymai į pasikartojančius klientų klausimus, užklausų rūšiavimas ir dokumentų pildymas. Plačiau: kokį darbą verta automatizuoti pirmiausia.
Ar automatizavimui reikia keisti mūsų programas?
Dažniausiai ne. Sistema prisijungia prie to, ką jau naudojate: el. pašto, lentelių, apskaitos programos, CRM ar e-parduotuvės. Darbuotojams nereikia mokytis naujos programos, o svarbius veiksmus jie patvirtina vienu mygtuku.
Kiek laiko trunka verslo procesų automatizavimas?
Mes naudą parodome per 2 savaičių bandomąjį etapą su tikrais jūsų duomenimis, o nepasiekus sutarto tikslo grąžiname pinigus. Pilno diegimo trukmė priklauso nuo to, prie kiek sistemų reikia jungtis: vienas procesas su viena sistema paleidžiamas greičiau nei keli procesai su keliomis.